Digitalisierung der Buchhaltung

Die Digitalisierung betrifft sämtliche Lebensbereiche. Mittlerweile lässt sich vieles per App steuern. So zum Beispiel die Heizung, die Beleuchtung oder andere elektronische Geräte. Auch das Einkaufen von Kleidung, Lebensmitteln und Co. kann man ganz bequem online erledigen. Zudem ist die Digitalisierung schon lange in der Arbeitswelt angekommen. Dort profitiert man von den Vorteilen, die die neue Technologie für viele Bereiche mit sich bringt. So gibt es zum Beispiel vollautomatisierte Produktionsketten und das Arbeiten ist dank Cloud-Lösungen von nahezu überall aus möglich. Zudem sorgt die Digitalisierung für eine effizientere Kommunikation. Auch in der Buchhaltung ist die Digitalisierung längst angekommen und bietet zahlreiche Vorteile. Doch was bedeutet das genau? Welche Vorteile ergeben sich daraus für die Buchführung und welche Arbeiten werden dadurch erleichtert?

Digitalisierung – Was bedeutet das für die Buchhaltung?

Im Zuge der Digitalisierung werden analoge Prozesse in digitale Vorgänge transformiert. Für eine effiziente Digitalisierung müssen Daten in digitaler Form vorhanden sein bzw. schnell digitalisierbar sein. Nur so können sie verarbeitet werden. Dabei ersetzt die Industrie 4.0 jedoch keinesfalls ausgebildete Fachkräfte, wie oft befürchtet wird. Vielmehr wird durch die Digitalisierung deren Arbeit erleichtert. Der Computer unterstützt den Menschen bei seiner Tätigkeit und nimmt ihm diejenigen Aufgaben ab, die er schneller bewerkstelligen kann. Für die Buchführung bedeutet das konkret, dass spezielle Software die Arbeit eines Buchhalters erleichtert. Insbesondere bei Berechnungen ist ein Computer schneller als ein Mensch. Zudem spart die Verwendung einer speziellen Software viel Platz und Papier. Akten können digital gespeichert werden. So findet man zum Beispiel Belege schneller. Zudem erkennen solche Programme Formfehler direkt. Jedoch ersetzt es den Menschen unter keinen Umständen. Denn ohne eine Person, die das Programm bedient, funktioniert nichts.

Welche Vorteile ergeben sich durch die Digitalisierung der Buchhaltung?

Die Buchhaltung schließt die Archivierung zahlreicher analoger Dokumente wie zum Beispiel Rechnungen, Belege oder Listen mit ein. Im Zuge einer digitalen Verwaltung werden diese Daten digitalisiert. Dies sorgt für wirtschaftliche Vorteile, da Arbeitsprozesse erleichtert werden. Zu diesen zählen:

• Eingangsrechnungen:

Rechnungssteller versenden Eingangsrechnungen mittlerweile häufig digital. So können diese vom Buchhalter einfach und schnell in das Dokumentenmanagementsystem eingepflegt werden.

• Ausgangsrechnungen:

Auch Ausgangsrechnungen kann ein Unternehmen digital versenden. Dies spart nicht nur die Kosten für den Druck, sondern auch Porto-Kosten fallen so weg. Zudem ist jede Rechnung automatisch im System hinterlegt und kann bei Bedarf jederzeit schnell aufgerufen werden.

• Online-Banking:

Ein weiterer Vorteil stellt das Online-Banking dar. Auch mit ihm lässt sich viel Zeit und unnötiger Papierkram sparen. Zudem entfällt der lästige Weg zur Bank, um zum Beispiel Überweisungsträger abzugeben. Mit wenigen Klicks wird so ein einfacher und sicherer Geldtransfer gewährleistet. Zudem lassen sich online sämtliche Informationen abrufen.

• Verbuchung der Kontoauszüge:

Zahlungsaus- und -eingänge müssen dank spezieller Software nicht mehr manuell verbucht werden. Auch dies spart Zeit.

• Informationsaustausch:

Dank der Digitalisierung können Informationen schnell übermittelt werden. So können Buchhalter die nötigen Daten einfach mit Banken, Wirtschaftsprüfern oder Steuerberatern austauschen.

• Spesenabrechnung:

Auch die Spesenabrechnung kann digital erfolgen. So wird nicht nur die Arbeit des Buchhalters erleichtert. Auch der Ersteller kann diese Tätigkeit schneller erledigen.

Im Bereich der Buchhaltung stellt die Digitalisierung folglich eine enorme Erleichterung dar. Dies bedeutet jedoch keinesfalls, dass Personen dadurch ersetzt werden können, die ein umfassendes Wissen über diese Tätigkeit haben. Deshalb ist es für jeden, der sich um die Buchführung kümmert, essentiell, gewisse Kenntnisse über diese zu haben. Man sollte sich keinesfalls uneingeschränkt auf die Software verlassen. Deshalb sollte man sich ausgiebig mit der Thematik befassen und Informationen rund um die Buchhaltung einholen.