Mehr Struktur mit Enterprise-Contentmanagement-Systemen

Enterprise-Contentmanagement (ECM) bezeichnet vielfältige Instrumente, Maßnahmen und Softwarelösungen, die Unternehmen helfen digitale Informationen zu verwalten, zu vernetzen und somit nutzbar zu machen. Es geht um den gebündelten, vollständigen Zugriff auf alle für das Unternehmen relevanten Informationen. Kernstück jedes ECM Systems ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Zum Begriff ECM

Enterprise – Das E für Enterprise unterstreicht die Bedeutung für das gesamte Unternehmen. Jegliche Mitarbeiter, Geschäftspartner oder auch Lieferanten können jederzeit auf alle relevanten Informationen zugreifen.

Content – Das C für Content steht für Inhalt, also Informationen aller Art. Dazu gehören Dokumente, Daten, Aufgaben, sowohl strukturiert als auch unstrukturiert.

Management – Das M für Management bedeutet, dass alle relevanten Informationen strukturiert werden und in eine sinnvolle Verbindung untereinander entsteht. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen zu jeder Zeit an theoretisch jedem Ort nutzbar sind.

Wie funktioniert ein ECM-System?

Allgemein geht es darum Informationen zu erschließen, Informationen zuzuordnen, Informationen bereitzustellen und diese Informationen in alle relevanten Prozesse einzubinden. Für den Unternehmensalltag ergeben sich somit zahlreiche Vorteile. Mit einem ECM System werden sämtliche unternehmensrelevanten Informationen digitalisiert und lassen sich von jedem Ort aus abrufen. Such- und Zugriffszeiten werden um ein vielfaches reduziert, was zu einer enormen Zeitersparnis führt. Durch die zentrale Speicherung der Daten und Informationen wird zudem eine schnelle Recherche möglich. Doppelte Datenbestände gehören der Vergangenheit an und alle digitalen Informationen sind aktuell und vollständig gebündelt. Weiterführende Informationen findet man unter folgendem Link: https://www.ser.de/themen/was-ist-ecm.html

Die Vorteile von ECM Systemen auf einen Blick:

• Kosteneinsparungen
• Effizienzsteigerung
• Strukturierung von Informationen
• Minimierung der Prozesslaufzeiten
• Verbesserter Informationszugriff
• Zeitersparnis
• Weniger Papier- und Archivbedarf

Erhöhte Transparenz

Immer wieder wird sie gefordert – eine bessere Transparenz in Unternehmensstrukturen. Nicht nur für Kunden und Geschäftspartner ist diese Transparenz wichtig, gerade für das Unternehmen selbst ergeben sich zahlreiche Vorteile durch eine gesteigerte Transparenz. Zudem erhöht sich die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter, wenn sie jederzeit alle relevanten Informationen abrufen können. Links und Querverweise zu anderen Bereichen bieten weitere Vorteile. Durch die Automatisierung bestimmter Arbeitsprozesse wird verhindert dass Rechnungen, Verträge etc. nicht in der Ablage liegen bleiben und auch Zahlungsfristen können nicht mehr vergessen werden. Alles in allem wird durch den Einsatz von ECM die Qualität der Unternehmensprozesse verbessert, was nicht zuletzt auch einen Vorteil für die Kunden darstellt.

In der modernen Geschäftswelt ist es unabdingbar für ein Unternehmen, alle relevanten Informationen bestmöglich nutzbar zu machen. Mit einer ECM-Lösung wird dies besonders einfach gemacht. Durch die Volltexterkennung und die Vernetzung aller relevanten Informationen wird eine mächtige Wissensbasis geschaffen, welche Entscheidungsprozesse wesentlich effizienter machen.

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