Effiziente Arbeitsvorgänge und ein guter Workflow in Unternehmen
Die Verzahnung und das reibungslose Arbeiten in mehreren Prozessen und mit mehreren Mitarbeitern gleichzeitig, ist nicht nur eine Herausforderung an sich für jedes Unternehmen, sondern auch gleichzeitig die beste Möglichkeit, sich mit einem sogenannten positiven und einwandfrei funktionierenden Workflow zu präsentieren. Denn nichts ist im Büroalltag ärgerlicher und auch auf Dauer schädlicher für ein Unternehmen, als dass übergreifende Arbeitsvorgänge an einem schlichten und bürokratischen Hindernis zum Scheitern verurteilt sind und erst gar nicht zustande kommen können.
Wo sind die Dokumente hin?
Der Zugang zu wichtigen Dokumenten sollte grundsätzlich für Betroffene und Zugangsberechtigte Tag und Nacht zur Verfügung stehen können. Den das ist zunächst mit die beste Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag. Und hierbei spielt es keine Rolle, auf welcher Ebene im Unternehmen selbst gearbeitet wird. Steht beispielsweise ein großes Projekt an, an dem sämtliche Abteilungen des Hauses, wie Produktion, Marketing, Verkauf, Einkauf, Umsetzung, Grafik und Gestaltung und Co. beteiligt, sind an, dann muss ein Hand-in-Hand-Arbeiten nicht nur möglich sein, sondern ist maßgeblich zwingend erforderlich für den Erfolg oder auch den Misserfolg einer Kampagne oder eines Projektes. Und dabei spielt es noch nicht mal eine wesentliche Rolle, wie groß das jeweilige Projekt überhaupt ist. Einzig und allein die gute und einwandfreie Zusammenarbeit aller Mitarbeiter und Beteiligten des Projektes oder der gewünschten Werbekampagne, oder der Produkterneuerung und Co. ist schließlich immer entscheidend für den späteren Erfolg der Mission.
Wer hier als Unternehmer im eigenen Betrieb nicht für einen guten Workflow sorgt, zieht am Ende garantiert den Kürzeren und muss sich nicht wundern, wenn schon zu Beginn eines Vorhabens das Ganze zum Scheitern verurteilt ist, weil beispielsweise ein Mitarbeiter erkrankt oder im Urlaub ist und wichtige Details und Dokumente unter Verschluss liegen und es für die Mitarbeiter des Hauses unmöglich ist, an diese zu gelangen. Die Frage – Was ist ein Workflow? – und ganz spezifisch die Frage, was die positiven Eigenschaften eines Workflows auf digitaler Ebene überhaupt ausmacht, wird unter dem vor-stehenden Link übrigens deutlich und sehr detailliert beschrieben.
Hand in Hand arbeiten
Besonders bei Großprojekten jeglicher Art ist die gute und reibungslose Verzahnung aller Abteilungen eines Hauses von großer Wichtigkeit und Bedeutung. Hier ist die Einfachheit, mit der man beispielsweise wichtige Unterlagen und Dokumente gut und strukturiert archiviert mit die wichtigste Methode, um schnell und termingerecht arbeiten und handeln zu können. Ferner darf die Einfachheit bei den Prozessen jedoch auch nicht dazu führen, dass wichtige Vorschriften, beispielsweise im Bereich des Datenschutzes außer Acht gelassen werden. Hier besteht die große Herausforderung vor allem darin, sein Archiv auf der einen Seite effizient und auf der anderen Seite Gesetzes-konform und revisionssicher zu machen.
Wichtig ist vor allem aber der schnelle Datenzugriff: Langes Suchen und Stöbern in Archiven, Ablagen und Ordnern kann das Ganze mächtig zum Stocken bringen und ist zudem äußerst ärgerlich, wenn die Ablage eben nicht eine ersichtliche Struktur aufweist. Effizienter, wesentlich einfacher rund schneller funktioniert dies, wenn man auf digitaler Ebene arbeitet und beispielsweise das gesamte Projekt so gestaltet und fertigstellt. Wenn die Zugriffe aller Beteiligten etwa auch bei Urlaub und bei Abwesenheit Einzelner trotzdem ermöglicht sind, kann eigentlich nichts mehr schief gehen und das Arbeiten wird um eine Vielfaches so erleichtert. Ein Workflow, der reibungslos ineinander verzahnt funktioniert, ist daher absolut Gold wert für den Erfolg eines Projektes.
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