Die digitale Gehaltsabrechnung – ein Schritt in das moderne Personalwesen
Die ältere Generation wird es noch gewohnt sein, dass sie die Gehaltsabrechnung am Monatsanfang per Post zugesandt bekommen hat. Diese Zeiten sind endgültig vorbei. Wenn die Personalabteilung eine Gehaltsabrechnung erstellen muss, dann erfolgt dies heute auf digitalem Wege. Einen Papierausdruck gibt es schon gar nicht mehr, weil das gesamte Personalwesen in der Regel papierlos funktioniert. Man führt für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin eine papierlose, elektronische Akte und darin befindet sich ein Teilbereich, der nur durch den Mitarbeiter eingesehen werden kann. Zu den Monatsenden findet der Mitarbeiter auch den Gehaltszettel in elektronischer Form vor. Viele Programme erlauben es dem Anwender auch, die darauf enthaltenen Zahlen selbst zu verwenden. Anwendungsfälle dafür gibt es genug. Zum Beispiel lassen sich bestimmte steuerliche Optimierungsrechnungen durchführen, die dem Mitarbeiter einen steuerlichen Vorteil bieten können. Es sind aber nicht nur steuerliche Vorteile, die mit einer digitalen Personalverrechnung einhergehen.
Digitalisierung der Umwelt zuliebe
Beispielsweise muss auch der Umweltgedanke ins Spiel kommen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen erklären können, dass Sie einen aktiven Beitrag zur Verbesserung der Umweltsituation leisten können, dann ist damit auch ein positiver Impact verbunden. Eine nachhaltige Kommunikation die papierlos erfolgt, bringt nicht nur Vorteile für die Transparenz. Es ist letztlich auch die Umwelt, die darüber erfreut ist. Außerdem schafft die papierlose Gehaltsverrechnung eine Basis für das gegenseitige Vertrauen und ist als Voraussetzung für eine schnelllebige digitale Welt zu sehen. In diesem Zusammenhang stellt sich natürlich auch eine Frage der Betrachtungsweise aus genereller Sichtweise. Welche Vorteile bringt die digitale Gehaltsabrechnung, wenn man beide Seiten berücksichtigt. Schließlich muss auch der Arbeitgeber Vorteile darin sehen, denn sonst würde er nicht die Kosten für die Umstellung auf die digitale Personalverrechnung übernehmen.
Die Vorteile einer digitalen Personalverrechnung
Grundsätzlich erspart sich der Arbeitgeber die Kosten für die Zustellung dem Papierausdrucke. Es sind aber nicht nur Portokosten, die nun wegfallen. Man muss auch die Druckertinte bemessen. Wie jeder Leser bzw. jede Leserin weiß, ist Druckertinte nicht kostengünstig im Handel zu haben. Zu berücksichtigen ist auch die nun nicht mehr anfallende Konfektionierung. Aus Arbeitnehmersicht ist insbesondere die sofortige Verfügbarkeit des Gehaltszettels zu sehen. Mit einem Klick steht sie auf dem Schirm zur Ansicht bereit.
