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Das Einmaleins der Lohnabrechnung – Ein Ratgeber

Beschäftigt ein Unternehmen Personal, so geht damit auch ein gewisser organisatorischer Aufwand einher. Denn Gehälter bzw. Löhne sind richtig abzurechnen. Zudem müssen im Zuge dessen offizielle Meldepflichten eingehalten werden. Für diese Tätigkeiten ist die Lohnbuchhaltung zuständig. Doch was genau versteht man unter einer Lohnabrechnung und was beinhaltet sie? Wer ist dafür zuständig und welche Aufgaben umfasst die Lohnbuchhaltung genau?

Lohnabrechnung: Das versteht man darunter

Grundsätzlich handelt es sich bei der Lohnabrechnung um ein Dokument, auf dem sich die Zusammensetzung des Gehalts oder Lohns eines Arbeitnehmers über einen bestimmten Zeitraum befindet. Die Erstellung ist für den Arbeitgeber obligatorisch. Denn per Gesetz ist jeder dazu verpflichtet, diese für seine Mitarbeiter auszustellen. Die Lohnabrechnung ermöglicht es dem Arbeitnehmer, die Zahlung nachzuvollziehen.

Das beinhaltet die Lohnabrechnung

Grundsätzlich muss die Lohnabrechnung gewisse Anhaben beinhalten, die gesetzlich festgelegt sind. Zu diesen gehören diese allgemeinen Aspekte:

  • Name sowie Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Mitarbeiters
  • Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
  • Steuerklasse sowie Steuer-ID des Angestellten
  • Abrechnungszeitraum
  • Zeitraum der Beschäftigung

Neben diesen Angaben dürfen außerdem die Entgeltbestandteile nicht fehlen. Denn nur bei deren Vollständigkeit kann der Arbeitnehmer die Lohnabrechnung wirklich nachvollziehen. Deshalb sollten folgende Aspekte ebenfalls berücksichtigt werden:

  • Bruttolohn
  • Sachbezüge/Geldwerte Vorteile
  • Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Kirchensteuerabzug
  • Steuerfreibeträge
  • Sozialversicherungsbeiträge
  • Auszahlungsbetrag

Die vollständige Lohnabrechnung muss der Arbeitgeber nicht nur dem Arbeitnehmer aushändigen, sondern diese ebenfalls an zuständige Behörden, die Krankenkasse usw. weiterleiten. Gleichzeitig ist er dazu verpflichtet, die sogenannten Lohnnebenkosten abzuführen. Dabei handelt es sich um Kosten wie Sozialversicherungsbeiträge.

Wer ist für die Erledigung zuständig?

Grundsätzlich kümmert sich der Buchhalter bzw. die Buchhaltungsabteilung um die Lohnabrechnung. Jedoch gibt es in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen oftmals niemanden, der speziell für diese Tätigkeit zuständig ist. In diesem Fall können solche Firmen die Gehaltsabrechnung von einem externen Buchhaltungsbüro bzw. dem Steuerberater erstellen lassen. Zudem besteht die Möglichkeit, diese Tätigkeit selbst zu übernehmen. Erleichtern lässt sich Lohnabrechnung mithilfe einer speziellen Softwarelösung. Denn diese macht die Aufgabe selbst für diejenigen möglich, die kaum Erfahrungen im Bereich Lohnabrechnung haben. Vor dem Kauf einer solchen Hilfestellung sollte sich der Betrieb jedoch ausgiebig mit diesem Thema befassen. Denn auf dem Markt gibt es zahlreiche verschiedene Programme. Wichtig ist, dass die Lösung zu den firmenspezifischen Anforderungen passt. Was ein gutes Programm für die Lohnabrechnung können sollte, kann man in diesem informativen Ratgeber nachlesen.

Diese Aufgaben umfasst die Lohnbuchhaltung

Grundsätzlich besteht die Lohnbuchhaltung aus mehreren Tätigkeitsbereichen, die es zu erledigen gilt. Zu diesen gehören:

1.Die Anmeldung neuer Mitarbeiter:

Für neue Arbeitnehmer müssen Lohnunterlagen angelegt werden. Zudem ist eine Anmeldung bei Sozialversicherungsträgern notwendig. Für diese Tätigkeiten ist die Lohnbuchhaltung zuständig. Wichtig ist dabei, dass die Melde- und Dokumentationspflichten eingehalten werden.

2.Die Abrechnung:

Weiterhin gehört die Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung. Im Zuge dessen müssen Lohnsteuern sowie Sozialversicherungsbeiträge ermittelt werden. Im Anschluss wird die Lohnabrechnung erstellt.

3.Die Übermittelung der Daten:

Sämtliche errechneten Beträge muss der Arbeitgeber an das Finanzamt, den Sozialversicherungsträger oder weitere Zahlungsempfänger weiterleiten sowie überweisen.

4.Der Monatsabschluss:

Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Betrieb aus, so ist ebenfalls die Lohnbuchhaltung dafür verantwortlich, es an das Finanzamt sowie den Sozialversicherungsvertreter zu übermitteln. Zudem fallen Tätigkeiten wie Personalstatistiken in das Aufgabengebiet.

5.Der Abschluss des Geschäftsjahres:

Auch zum Ende des Geschäftsjahres gibt es einige Tätigkeiten, die die Lohnbuchhaltung zu erledigen hat. Denn Konten sind abzuschließen und an Statistikämter, Sozialversicherungsträger usw. weiterzuleiten.